Es la pregunta que todo Director Comercial hace después de entender qué es la concertación de citas y por qué tiene sentido externalizarla: ¿cuánto me va a costar? La respuesta honesta es que no existe un precio único, pero sí existen modelos claros, rangos reales y criterios concretos para comparar presupuestos sin que te vendan humo. En este artículo te lo explicamos sin rodeos.
En este artículo encontrarás
- Por qué no hay un precio único (y qué lo determina)
- Los 3 modelos de contratación y cuándo usar cada uno
- Rangos de precio reales por modelo
- Cómo calcular el ROI antes de firmar
- Qué debe incluir el precio (y qué no debería cobrarte aparte)
- Los 3 errores más frecuentes al comparar presupuestos
- Preguntas frecuentes sobre precios
1. Por qué no hay un precio único (y qué lo determina)
A diferencia de un producto con un precio de catálogo, la concertación de citas comerciales es un servicio que se construye a medida. El coste final depende de una combinación de factores que varían enormemente de un proyecto a otro.
- La dificultad del perfil a contactar: no es lo mismo concertar citas con responsables de compras de PYMEs que con directores generales de multinacionales. A mayor nivel jerárquico del decisor, más tiempo por llamada y mayor coste por cita.
- El sector y el conocimiento técnico requerido: a mayor complejidad técnica del producto, mayor inversión en formación y por tanto mayor coste.
- El volumen de la campaña: proyectos con mayor volumen y continuidad permiten optimizar costes. Los proyectos puntuales suelen tener un coste por cita más alto.
- El grado de personalización: un servicio con equipo dedicado, formación exclusiva y discurso adaptado al 100 % a tu marca es más caro que uno con agentes compartidos y guiones genéricos.
- La integración tecnológica requerida: si el servicio debe conectarse con tu CRM, hay un coste de configuración inicial que se amortiza a lo largo del proyecto.
2. Los 3 modelos de contratación y cuándo usar cada uno
En el mercado español existen tres modelos de contratación para servicios de concertación de citas. Cada uno es más adecuado según el tipo de proyecto.
Fee mensual fijo (coste por hora)
Pagas una cantidad fija mensual que cubre un número de horas de agentes dedicados a tu campaña. El precio no varía en función del número de citas conseguidas.
- Predecible y fácil de presupuestar internamente.
- Ideal para productos complejos donde la cualificación requiere conversaciones largas.
- El proveedor se centra en la calidad de cada llamada, sin presión de volumen.
- Requiere confianza en el proveedor y un buen sistema de reporting para verificar el trabajo.
Ideal para: venta consultiva B2B de ticket alto, sectores técnicos, proyectos a largo plazo.
Coste por cita cualificada (CPA)
Pagas únicamente por cada cita que cumple los criterios de cualificación acordados previamente. Si no hay citas, no hay coste.
- Alinea perfectamente los incentivos del proveedor con los tuyos.
- Elimina el riesgo económico de una campaña sin resultados.
- Requiere definir con mucha precisión qué es una «cita válida» antes de empezar.
- Los proveedores suelen aplicar un precio por cita más alto para compensar su riesgo.
Ideal para: empresas que empiezan a externalizar y quieren minimizar el riesgo inicial.
Modelo híbrido (fijo + variable)
Combina una base fija mensual que cubre el equipo y la infraestructura, más un variable por resultados.
- Reparte el riesgo entre cliente y proveedor de forma equilibrada.
- Mantiene la motivación del equipo orientada a resultados sin sacrificar la calidad.
- Permite escalar el variable en función del éxito de la campaña.
- Es el modelo más habitual en relaciones de largo plazo consolidadas.
Ideal para: proyectos continuos donde ya hay confianza con el proveedor y datos históricos.
3. Rangos de precio reales por modelo
El mercado español de concertación de citas tiene una horquilla de precios muy amplia. A continuación encontrarás rangos orientativos reales para evaluar si un presupuesto es razonable.
| Modelo | Rango de precio | Qué suele incluir |
|---|---|---|
| Fee mensual fijo | 1.500 € – 6.000 € / mes | Equipo dedicado, guión personalizado, reporting mensual. |
| Coste por cita (CPA) | 80 € – 300 € / cita | Solo la cita cualificada. La formación inicial puede ir aparte. |
| Modelo híbrido | 800 € – 2.500 € fijo + 40 € – 120 € / cita | Base fija más variable por resultado. |
| Setup inicial | 0 € – 1.500 € | Fee de arranque por análisis y formación. Algunos lo incluyen en el primer mes. |
- Fee mínimo mensual~1.500 €
- Coste por cita cualificada80–300 €
- Proyecto medio anual18.000–40.000 €
4. Cómo calcular el ROI antes de firmar
Antes de aprobar cualquier presupuesto de concertación de citas, hay un cálculo que deberías hacer siempre. Es sencillo y te permite saber si el servicio tiene sentido económico para tu negocio antes de comprometerte.
- Ticket medio de tu producto o servicio: 12.000 €
- Tasa de cierre sobre citas cualificadas: 25 % (1 de cada 4 citas se convierte en venta)
- Ingresos por cada 4 citas: 12.000 €
- Coste de 4 citas (modelo híbrido estimado): 1.200 €
- ROI: 12.000 € generados por cada 1.200 € invertidos = x10 sobre la inversión
Haz este cálculo con tus propios números antes de evaluar cualquier propuesta. Si el ROI potencial no es al menos x3 sobre la inversión, o bien tu ticket es demasiado bajo para este modelo, o bien la tasa de cierre de tu equipo necesita mejorarse antes de externalizar la captación.
Las métricas que debes pedir al proveedor antes de firmar
- ¿Cuál es su tasa media de contacto efectivo sobre la base de datos?
- ¿Cuántas llamadas necesitan de media para conseguir una cita en tu sector?
- ¿Cuál es su tasa de no-show histórica?
- ¿Cuántas citas se convierten en propuesta en proyectos comparables?
- ¿Pueden mostrarte ejemplos de reporting real con datos anonimizados?
5. Qué debe incluir el precio (y qué no debería cobrarte aparte)
Una de las fuentes de confusión más frecuente al comparar presupuestos es que no todos los proveedores incluyen los mismos elementos en su tarifa base.
| Elemento | ¿Debe ir incluido? |
|---|---|
| Diseño del guión y protocolo de conversación | Sí, siempre. Es parte del servicio básico. |
| Formación inicial del equipo en tu producto | Sí. Sin formación no hay calidad posible. |
| Reporting mensual básico | Sí. Es tu derecho como cliente conocer los resultados. |
| Reunión mensual de seguimiento | Sí en proyectos de más de 3 meses. |
| Acceso a grabaciones de llamadas | Sí. La transparencia es innegociable. |
| Dashboard en tiempo real | Depende del proveedor. Pregunta explícitamente. |
| Integración con tu CRM | Puede ir aparte si requiere desarrollo técnico específico. |
| Base de datos de contactos | Suele ir aparte. Verifica a quién pertenecen los datos. |
6. Los 3 errores más frecuentes al comparar presupuestos
Error 1: Comparar el precio por cita sin definir qué es una cita válida
Si el proveedor A cobra 80 euros por cita y el proveedor B cobra 180 euros, la comparación solo tiene sentido si ambos están hablando de lo mismo. Antes de comparar precios, define por escrito qué criterios debe cumplir una cita para ser considerada válida: cargo mínimo del contacto, tamaño de empresa e interés explícito expresado en la llamada.
Error 2: No incluir el coste de oportunidad del no-show
Una cita que no se presenta tiene un coste real: el tiempo del comercial bloqueado y la pérdida de motivación del equipo. Si un proveedor barato tiene una tasa de no-show del 35 % y uno más caro tiene una del 8 %, el impacto en la cuenta de resultados es enorme. Pide siempre la tasa histórica de no-show antes de firmar. Si quieres entender mejor este problema, te recomendamos leer nuestro artículo sobre cómo reducir el no-show en reuniones B2B.
Error 3: Elegir solo por precio sin evaluar la especialización sectorial
Un agente que no entiende tu sector no puede mantener una conversación de calidad con un decisor experimentado. En sectores técnicos, la falta de conocimiento sectorial se nota en los primeros 30 segundos y reduce drásticamente la tasa de conversión.
- Comparar precios sin haber definido qué es una cita válida.
- No pedir la tasa histórica de no-show al proveedor.
- Elegir al más barato sin evaluar su experiencia en tu sector.
- No preguntar qué pasa con los datos al terminar el contrato.
- Firmar sin acordar un período de prueba con métricas claras.
Si quieres profundizar en cómo funciona el proceso completo antes de evaluar presupuestos, te recomendamos leer nuestra guía completa sobre concertación de visitas comerciales.
7. Preguntas frecuentes sobre precios de concertación de citas
- ¿Hay un precio mínimo por debajo del cual debería desconfiar?
- Sí. Un servicio con equipo dedicado, formación específica y guión personalizado difícilmente puede ofrecerse por menos de 1.200–1.500 euros mensuales. Por debajo de esa cifra, lo más probable es que estés pagando por agentes compartidos sin especialización real.
- ¿Es obligatorio firmar un contrato de larga duración?
- No necesariamente. Lo razonable es acordar un período mínimo de 2 a 3 meses para que la campaña madure, más una cláusula de salida con preaviso razonable. Desconfía de contratos de un año sin cláusulas de salida por incumplimiento de métricas.
- ¿Puedo empezar con un proyecto piloto antes de comprometer un presupuesto mayor?
- Sí, y es lo que recomendamos cuando hay incertidumbre sobre el potencial de la campaña. Un piloto de 4 a 6 semanas con métricas claras permite validar la tasa de contacto y la calidad de las citas antes de escalar la inversión.
- ¿El precio varía si aporto yo la base de datos de contactos?
- Generalmente sí. Si aportas una base depurada y segmentada, el coste suele ser menor. Asegúrate de que cumple con la normativa RGPD vigente para evitar problemas legales durante la campaña.
- ¿Cómo sé si el precio que me ofrecen es justo?
- Pide al menos dos o tres presupuestos comparables con el mismo briefing. Si un proveedor está significativamente por debajo de los demás, pide que justifique exactamente qué hace diferente. Un precio justo es el que se sostiene con una metodología transparente y métricas verificables.
- ¿TM System publica sus tarifas?
- No publicamos tarifas cerradas porque cada proyecto es diferente. Lo que sí hacemos es analizar tu caso y presentarte una propuesta detallada con el modelo más adecuado y el coste estimado en menos de 24 horas.
Conclusión: el precio correcto es el que se justifica con resultados
Elegir un servicio de concertación de citas solo por el precio es el camino más rápido hacia una campaña fallida. El criterio correcto es el coste por cita válida convertida en propuesta, no el coste por cita agendada. Un proveedor especializado con metodología probada y trazabilidad real siempre será más rentable que uno barato sin esas garantías.
Si quieres conocer todos los servicios de outsourcing comercial disponibles, visita nuestra página de outsourcing comercial. Y si tu proyecto requiere una solución más amplia, consulta nuestra sección de call center a medida.
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